サービス導入の背景

法務クラウドを導入される前の状況について伺いたいと思います。法務クラウドを活用いただく前、御社の本部ではどのような課題を抱えていらっしゃったのですか？

秋山様：法務についての専門的な知識を持った人材の不足です。以前は法務の責任者として社内弁護士ともう1名の2名で法務を回していたのですが、この2名が相次いで退職したのと前後して、私がそれまで担っていた総務と経理に加えて法務の責任者も兼ねる体制になりました。
その体制になった際、法務チームにメンバーもいたのですが、そのメンバーは法律や契約書についての知識や実務経験がほぼありませんでした。
私自身も総務の業務を進めるなかで、ある程度、法律や契約書に馴染みはあったのですが、法務の担当を担うには実務経験も知識も不足していました。
そんな状況下でも、社内からは契約書を作ってほしいとかレビューしてほしい、法律相談に乗ってほしいという依頼がやってきますので、どうやって体制を維持していくかがまず直近の課題としてありました。

具体的に法務クラウドというサービスを知る前は、そのような社内体制の中でどういうふうに解決していこうと思われていましたか？

秋山様：まずは採用ですね。人材を補充しなければと考えてはいたのですが、採用するにも時間がかかりますし、入っていただいても戦力化するまでかなりの時間が見込まれるので、困っていました。
もう一つは顧問弁護士の活用です。顧問契約をいくつかさせていただいているので活用しようかとも考えたのですが、日々たくさんの細かい仕事が入ってきますので、スピード感を考えるとなかなか難しいのではと思っていました。

法務クラウドは、企業法務に精通した弁護士を、クライアント企業専任の担当としてアウトソースし、即戦力の法務部メンバーとして法務業務を遂行するサービスです。弁護士が現場の業務を他部署とも連携しながら進めることによる業務効率化が狙いです。導入前、Casa様ではどのような点にご期待いただいていたのでしょうか？

秋山様：導入前のお打ち合わせの際にいただいたご提案資料を拝見して、資格を持った弁護士が即戦力で担当してくれるという点と、専任のご担当の方がついてくださるという点ですね。
当社専任で弁護士の方がついてくだされば、継続的にコミュニケートしていくことになりますので、そのつど前提を説明しなくても、前提の知識は共有した状態で業務を進めていただける、その辺の安心感はかなり魅力に感じました。

導入時にご不安な点などございませんでしたか？

秋山様：うまく運用できるだろうかという不安はありました。サービス自体はすごくいいものだと思ったのですが、導入前、当社の運用としては法務で社内の依頼を一元化してAuthense法律事務所とやり取りしようと考えていたんですね。
そうなると、専門的な法律の知識がない担当者が、担当の弁護士の方に情報を正確にお伝えできるかという点と、回答が返ってきたときに内容を咀嚼して現場に戻せるか、また、戻ってきた情報を伝えることで業務負荷が発生しないかという部分は不安でした。

導入したサービスの感想とその効果

2024年3月から法務クラウドをご活用いただいていますが、具体的にはどのように使っていただいているのですか？

秋山様：主に契約書の作成とレビュー、そして法律相談ですね。あとは新商品のスキームを作る際のご相談をさせていただいています。新規サービスを立ち上げる際の事前調査、法律的な調査といったものですね。

顧問弁護士と法務クラウドはどのように使い分けていますか？

秋山様：大きく分けると、普段の業務に関連する業務や相談は法務クラウド、時間を掛けて検討する必要がありそうな事案の重い案件については顧問弁護士に相談しています。
頻度が高いものや簡単な法律相談は法務クラウドを活用し、それでは処理しきれないある程度の専門性や時間が必要な事案については顧問弁護士にという形ですね。

Casa様は不動産業界において入居者、オーナー、不動産会社すべてに向けてサービスを提供されています。Authense法律事務所が運営する法務クラウドを活用するメリットはありますか？

秋山様：やっぱり安心感があります。業界特有のトラブルや相談事は現状まだ発生していないのですが、日頃の業務をお願いするにあたっても、業界の知見をお持ちいただいたうえでアドバイスをいただけているんだろうなという安心感があります。

法務クラウドの特徴のひとつに、資格を持つ弁護士が業務をサポートさせていただくという点があります。実際、弁護士が社内のフローに入って業務を進めるメリットはどのようにお感じになられていますでしょうか。

秋山様：スピード感と社員の心理的抵抗の少なさが大きいですね。須藤先生が専任でついてくださっていますが、ご依頼をするとすぐに反応してくださいます。午前中に依頼をすれば午後には返ってくるだろうと、見通しを立てられるのは本当にありがたいです。
もうひとつが、心理的な面ですよね。導入直後、法務のメンバーから「これは須藤先生に私から依頼していいんでしょうか」という抵抗感みたいなものがあったんですね。なので、法務のメンバーとして考えてもらっていいと口をすっばくして言い続けました。
今では他部署から依頼が来たら、直接メンバーから須藤先生に連絡して、回答が来て、記録を残してという流れができています。一気通貫性のようなものが生まれていく、そこが大きいと思っています。

弁護士とは日頃、どのようにコミュニケートしているのですか？

秋山様：Slackがメインです。情報が込み入っている場合はオンラインミーティングやお電話で相談をさせていただいています。
当初は週1回ぐらいオフィスに来ていただくことも考えていたのですが、いざ導入したら特に必要ないことがわかりまして、現在の運用に落ち着いています。

月の相談件数はどれくらいの量になりますか？

秋山様：契約書のレビューなどが2〜30件です。法律相談や契約、調査などすべて合わせてそれくらいですね。

導入サービスのおすすめポイント

今後の活用方法についてお伺いしたいと思います。

秋山様：メンバーのスキルの底上げに繋げていきたいと思っています。契約書の類例や質問の内容には一定の傾向があります。須藤先生からフィードバックの際にいただくコメントでも共通項はありますので、それらを社内で蓄積していくことで、ある程度のものであれば社内で答えを出せるようにしていきたいと考えています。
人材の採用も継続して進めているので、採用がうまくいった際、その新規スタッフと須藤先生にチェックをお願いするという形で進めて、そのフローをスキルアップ体制の一環として活用させていきたいと思っています。

人材不足に悩んでいる法務の方に、法務クラウドをお勧めいただけるとしたら、どんな点を挙げられますか？

秋山様：まずは即戦力人材をアサインしていただけるという点です。すぐに埋めていただけるスピード感ですよね。加えて、新たに人材採用を行ったら引き継ぎが発生します。その引き継ぎが一切必要ないという点も大きな部分です。
また、現在人材が足りない企業だけではなく、人材は足りているけれども、業務量が多い、または現在の業務のクオリティが低くて悩んでいる場合であっても、そこにプラスオンする形で専門家に入っていただけますので、そういった企業にとっても非常にメリットがあるのではないかと感じています。

ありがとうございました。